Woran liegt es, dass Sie immer noch Eingangskörbe, Postfächer, Locher, Ordner, Schränke, Hängeregister, Drucker und einen echten Papierkorb im Büro haben? 

Papier ist ein Speicher und ein Transportmittel für Informationen. Die Vermeidung von Papier hätte also eine Auswirkung auf die Kommunikation und die Datenhaltung im Unternehmen.

Papier wird auf zwei Arten zum Datenspeicher.  Der erste Weg ist die Übergabe von Gedanken und Ideen in Form von Handschrift. Der zweite Weg ist das Drucken von Daten aus Fachapplikationen heraus. In beiden Fällen wird bewusst ein Medienbruch erzwungen, der erhebliche Kosten im Unternehmen erzeugt.

Wir müssen also umdenken!
Und wenn wir diese Baustelle schon am Wickel haben, dann machen wir es doch auch gleich richtig, denn wo immer man von Output-Management spricht, erlebt man eigentlich das Gegenteil von Nachhaltigkeit, Effizienz, Kostenvermeidung und Umweltschutz.

Wichtig an dieser Stelle:

Papier wird nur benötigt, wenn in der Kette einer Informationsverarbeitung an einem Prozess keine Alternative zur digitalen Weiterverarbeitung besteht. Diese Lücke können wir schließen.

Falls Sie bereits ein Dokumentenmanagement System von einem Anbieter für Multifunktionsdrucker bezogen haben, sollten sie sich einfach die Fragen stellen, welche Interessen bei der Beratung und Umsetzung im Vordergrund standen. Lassen Sie sich nicht erklären, dass das Drucken durch dünnere Schriftarten, Recyclingpapier oder die Reduzierung der Druckmaschinen auf wenige Hochleistungsdrucker, umweltfreundlicher wird.

Merke: Digitalisierung schließt die Nutzung von Papier kategorisch aus!

Das können/sollten Sie jetzt ändern:

  • Entfernen Sie möglichst alle Drucker aus Ihrem Unternehmen und stellen stattdessen an den Arbeitsplätzen einen zweiten Monitor auf. Viele Anwender nutzen häufig den Papierausdruck für das Vergleichen von gedruckten Texten mit denen auf dem Bildschirm.
  • Bestehen Sie auf die Zusendung von digitalen Rechnungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen.
  • Senden Sie Ihre Korrespondenz ausschließlich per Mail an Ihre Kunden
  • Unterlassen Sie das Ausdrucken von Mails, Skizzen und Entwürfen
  • Bieten Sie Manuals/Handbücher Ihrer Produkte nur noch digital an.
  • Stellen Sie einen Dokumentenscanner auf, um jedes Blatt, das man Ihnen noch schickt, sofort zu digitalisieren
  • Entfernen Sie alle Schreibutensilien aus den Büros
  • Digitalisieren Sie ihre Archive
  • Führen Sie ein Verfahren zur „Elektronischen Unterschrift“ ein
  • Kommunizieren Sie über moderne Kommunikationsplattformen
    Und wenn wir schon dabei sind:
    Das Senden von Mails ist oft auch ein Medienbruch, um fehlende Workflows in Fachapplikationen zu ersetzen.
  • Analysieren Sie Ihre Prozesse und digitalisieren bzw. optimieren Sie Informationsflüsse.

Wir alle können einen Beitrag zu einem besseren Klima leisten und nebenbei noch eine schöne Stange Geld sparen. 

Sie haben Fragen? Ihr Ansprechpartner

Sönke Bolduan

Leiter Marketing u. kaufm. Berater für Digitalisierungslösungen

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