Prozess

Prozessanalyse

Ein unterschätzter Zeitfresser sind Schnittstellen, also wenn Aufgaben von einem Mitarbeiter zum nächsten wechseln. Der Grund hierfür ist schnell gefunden. In deutschen Unternehmen gilt fast immer das sogenannte Push-Prinzip: Ist ein Mitarbeiter A mit einer Aufgabe fertig, übergibt er sie dem Mitarbeiter B. Der ist in der Regel noch mit anderen Aufgaben beschäftigt. Deshalb wird die übergebene Aufgabe auf dem Schreibtisch, in einem Regal oder im E-Mail-Eingang „gelagert“. Es bilden sich Aufgaben-Häufchen und damit steigt die Liegezeit der Aufgabe. 

Zusätzlich zur Liegezeit steigt auch die Suchzeit, weil nach einer Zeit die Frage aufkommt, wie denn der Bearbeitungsstand der übergebenen Aufgabe ist. Mitarbeiter B sucht in seinem Aufgaben-Häufchen nach der Aufgabe. Diese Suchzeit wird der Kunde sicher nicht bezahlen wollen und gilt damit als typische Verschwendung. 

Werden Aufgaben dagegen so strukturiert, dass sie möglichst von einem Mitarbeiter A durchgängig bearbeitet werden können, fallen die Aufgaben-Häufchen und die Sucherei beim Mitarbeiter B weg. Das moderne Wort dafür ist Workflow-Design, aber im Kern geht es nur um die Eliminierung von Liege- und Suchzeiten. 

Unsere Methode dient der effizienten Erfassung und Auswertung von Geschäftsprozessen anhand von standardisierten, vorgefertigten Prozessbausteinen. Sie wurde speziell für die Anwendung in der Fachebene. Als Einstieg zur Zielfestlegung und Auswahl von Prozessen empfiehlt die Methode die Verwendung einer Prozesslandkarte für die untersuchten Organisationsbereiche. Nach der Auswahl des Untersuchungsbereichs erfolgt der Aufbau eines Prozessregisters mit zielrelevanten Prozesseigenschaften (Attributen).

Für den Fachbereich wurden 24 verschiedene Bausteine identifiziert. Die Bezeichnung der Bausteine entlehnt sich der Begriffswelt der Verwaltung. Das Abstraktionsniveau der Bausteine ist so gewählt, dass sich mit ihnen grundsätzlich jeder Verwaltungsprozess auf einer fachlichen Ebene beschreiben lässt („Lego-Prinzip“).

Ein Prozessbaustein beschreibt prinzipiell eine bestimmte fachliche Aufgabe. Darüber hinaus lässt sich jeder Prozessbaustein durch Attribute näher beschreiben. Je nach Zielsetzung des jeweiligen Modellierungsprojektes können diese Attribute angepasst werden. 

Problem:

Wir haben insgesamt ein gutes Gefühl dafür, wie einzelne Prozesse in unserem Unternehmen laufen. Allerdings sieht jeder dabei nur den Prozess in seinem eigenen Fachbereich. Uns fehlt die Sicht auf den Gesamtprozess End-to-End. 

Lösung:

Mit Hilfe unseres Visualisierungsmethode nehmen wir Ihre Prozesse in allen relevanten Fachbereichen strukturiert und systematisch auf. Zentrale Wissensträger sind dabei die teilnehmenden Kolleginnen und Kollegen aus den Abteilungen. Gemeinsam arbeiten wir so die aktuellen IST-Prozesse Ihres Unternehmens aus und machen sie sichtbar. 

Mehrwert:

Mit einer einheitlichen und übergreifenden Prozessdokumentation gewinnen Sie eine zentrale Sicht auf all Ihre bestehenden End-to-End Prozesse. Diese ist die Basis für die Optimierung Ihrer internen Abläufe. Dabei erhalten Sie eine Aufstellung einzelner Optimierungsansätze, versehen mit möglichen Einsparungspotentialen. Das Ziel aller Maßnahmen ist stets die Frage: Wie können Sie Ihren End-to-End Prozess bis hin zu Ihren Kunden und Lieferanten effizienter und damit flexibler gestalten? Wodurch lassen sich Ihre Durchlaufzeiten in diesem Gesamtprozess verringern? 

Standardisierung der Prozessbeschreibung 

Durch die Verwendung der Prozessbausteine und die Festlegung der Beschreibungsebenen „Produkt“, „Prozess“ und „Teilprozess“ wird die Prozessbeschreibung nicht nur formell, sondern auch inhaltlich standardisiert. Dies führt zu einer erhöhten Vergleichbarkeit und Analysierbarkeit der Prozessmodelle und somit zur Reduktion von Willkür.

Die einheitliche und einfache Beschreibung der Verwaltungsprozesse durch die Bausteine ermöglicht es, dass Leitungsstellen und Mitarbeiter aktiv und ohne großen Schulungsaufwand in die Aufnahme und Dokumentation der Prozesse eingebunden werden können. 

Hierdurch wird die Integration der Mitarbeiter direkt unterstützt und die Akzeptanz gefördert. Weiterhin wird hierdurch das Prozesswissen dort aufgenommen, wo es vorliegt.  

Durch die im Vorfeld vorgenommene Festlegung der Prozessbausteine wird genau das in den Prozessmodellen abgebildet, was für die späteren Nutzungszwecke (Analyse auf Verbesserungspotenzial, Nutzung von Beschreibungselementen durch einheitliche Ansprechpartner) benötigt wird. Dies führt dazu, dass der Aufwand für die Erstellung der Prozessmodelle möglichst gering gehalten wird und nicht „aus dem Ruder läuft“.  

Durch die standardisierte Beschreibung und die arbeitsteilige Aufnahme der Prozesse durch die Mitarbeiterintegration können nicht nur vereinzelte Prozesse erfasst und dokumentiert werden, sondern nahezu die gesamte „Prozesslandschaft“.

Hierdurch können Abhängigkeiten und Gleichförmigkeiten über die gesamte Verwaltung und die mit ihr verbundenen Akteure hinweg identifiziert sowie einheitlich und konsistent verbessert werden. Modernisierungsmaßnahmen greifen somit nicht nur lokal, sondern ämterübergreifend.  

Je nach Projektziel oder Rahmenbedingungen einer Verwaltung kann die Methode angepasst werden. So kann z. B. frei gewählt werden, ob Arbeits- und Durchlaufzeiten bei der Analyse relevant sind oder doch eher qualitative Aspekte in den Vordergrund gerückt werden sollen. 

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