Die standortübergreifende Urlaubsverwaltung – Arkil Holding GmbH

Unternehmen: Förde Digital und die Arkil Holding GmbH

Über das Unternehmen

Die ARKIL Gruppe bündelt die Kompetenzen verschiedener Dienstleistungs- und Produktionsbereiche der Bauwirtschaft. Die Aktivitäten erstrecken sich vorrangig auf Schleswig-Holstein und Mecklenburg-Vorpommern, wobei die Auftraggeber hauptsächlich aus dem öffentlichen Bereich stammen. “Wir verstehen unser Handwerk, aber wir legen ebenso großen Wert darauf, erstklassige Ingenieursdienstleistungen zu erbringen.” Hand in Hand entstehen so Synergieeffekte, von denen die Kunden profitieren. Unsere Struktur folgt unserer regionalen und fachlichen Spezialisierung. Das heißt, dass die technische Führung unserer Gesellschaften selbständig vor Ort agiert. Den administrativen Rückhalt gibt ein administratives Management. Dieses ist bei der SAW Schleswiger Asphaltsplitt-Werke GmbH & Co. KG angesiedelt.

Herausforderungen

Die Arkil Holding GmbH hat 134 Mitarbeiter, verteilt auf fünf Standorte. Der Wunsch war eine abgestimmte und effiziente Urlaubsplanung mit einfacher Antragstellung und Vertreterregelung.

Story

Aus einem „einfachen“ Antragsformular ist über die Zeit mithilfe des JobRouter-Partners Förde Digital ein komplexer Gesamtprozess entstanden. Dieser erlaubt es nicht nur, Urlaubsanträge zu genehmigen oder abzulehnen, sondern verteilt auch E-Mails mit Termindateien oder stellt unterschiedliche Urlaubstypen grafisch aufbereitet in einer Monatsansicht zur Verfügung. Für die Anwender ist es somit leichter geworden, ihren Urlaub über Standortgrenzen hinweg und abteilungsintern zu planen. Bei Bedarf kann die persönliche Planung diskret erfolgen, ohne dass entsprechende Termine für Kollegen und Vorgesetzte sichtbar sind. Erst der eingereichte Antrag stellt jegliche Planung für die Abteilung transparent dar. Über eingebundene JobData-Tabellen werden in JobRouter® die Personalstammdaten gesteuert sowie diverse Logdaten und Urlaubsübersichten erfasst.

Projekttyp: Prozessberatung und Umsetzung mit dem JobRouter

Urlaubsantrag aus Sicht des Mitarbeiters

Der Mitarbeiter kann auswählen, ob er Termine für die Abteilung sichtbar anzeigen lassen möchte oder nicht. Diesen Status kann er über den gesamten Planungszeitraum ändern. In der Kalenderansicht ist anhand der unterschiedlichen Farben erkennbar, was für eine Art von Urlaub vorliegt. Termine, die zwar zur Freigabe eingereicht, aber noch nicht vom Abteilungsleiter genehmigt wurden, werden als halb eingefärbte Felder angezeigt.

Urlaubsantrag aus Sicht eines Abteilungsleiters

Der Abteilungsleiter kann eine monatliche Kalenderübersicht aufrufen und darin alle Urlaubseinträge überblicken. Im Kalender sieht der Abteilungsleiter den vorliegenden Antrag farblich hervorgehoben. Er kann den Antrag ablehnen, oder genehmigen. Bei einer Genehmigung werden vorab festgelegter Kollegenkreis automatisch mit einer Mailinformation und zugehöriger Termindatei informiert.

Die Urlaubsübersicht

In einem separaten Aufruf kann sich jeder Mitarbeiter die aktuelle Urlaubssituation für die gesamte Abteilung anzeigen lassen. Neben der Monatsansicht kann er eine komprimierte Anzeige erstellen, die alle genehmigten Urlaubszeiten über das Jahr verteilt anzeigt (“Druckansicht”).

Über die förde DIGITAL

Die Förde Digital wurde für die Umsetzung der Leistung von der JobRouter AG 2020 mit dem Preis für innovative Prozesse ausgezeichnet.

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