Eingangsrechnungsworkflow – Scooter Autoservice GmbH

Unternehmen: Scooter Autoservice GmbH

Über das Unternehmen

Der Online-Reifenhandel GoodTires ist unter dem Dach der 1997 gegründeten Scooter Autoservice GmbH angesiedelt. Sitz des Unternehmens ist Rendsburg in Schleswig-Holstein. Geschäftsführender Gesellschafter ist Andreas Fürst, Mitgesellschafter ist Andreas Schmidt-Grünberg. 2013 wurde ein neues Betriebsgebäude errichtet und bezogen, in welchem neben dem Reifenlager ein Autoteile-Großhandel und eine hochtechnisierte Werkstatt untergebracht sind. Drei weitere Filialen werden in Neumünster betrieben. An allen vier Standorten arbeiten insgesamt 50 Beschäftigte, 30 Mitarbeiter davon am Firmensitz in Rendsburg. Auf der Auktionsplattform Ebay, wo Andreas Fürst mit seinem Reifendiscounter 2009 startete, ist GoodTires der umsatzstärkste Reifenshop.

Herausforderungen

Zum Reifenwechsel im Frühjahr und Herbst herrscht Hochbetrieb bei GoodTires.de. Die Fahrer der Speditionen und Paketdiensttransporter geben sich die Klinke in die Hand und bringen / holen die Gummipneus im Stundentakt…

Story

Zum Saison-Reifenwechsel im Frühjahr und im Herbst herrscht Hochbetrieb beim Reifenversender GoodTires.de. Die Fahrer der Speditionen und Paketdiensttransporter geben sich die Klinke in die Hand und bringen und holen die schwarzen Gummipneus im Stundentakt. Diese werden systematisch in die akkuraten Hochregale einsortiert. An guten Tagen stapeln sich 300 Lieferantenrechnungen in den Gitterboxen der Buchhaltung, an sehr guten bis zu 500. Am Ende des Rechnungsverarbeitungsprozesses stehen Regalmeter – voll mit Standardaktenordnern – rund 50 Stück pro Monat, von denen manche bis zu 350 Seiten Umfang haben!  Allein die positionsgenaue Prüfung der Eingangsrechnungen beschäftigt mehrere Vollzeitmitarbeiter und bremst die Durchlaufzeiten aus. Im wettbewerbsintensiven Online-Geschäft eine kritische Größe, die sich in den Kundenbewertungen niederschlagen kann. Zunächst denkt Herr Fürst an ein digitales Archiv mit dem Hintergrund die anfallenden Papierberge, die nicht nur zu verarbeiten sondern auch 10 Jahre aufzubewahren. Schnell wurde aber klar, dass ein Archivsystem zwar Platz schafft, zuvor aber muss die Rechnungsverarbeitung auf die richtige Spur gebracht werden. Hinzu kommt, dass die Belege der rund 450 Kreditoren aus dem In- und Ausland völlig uneinheitlich gestaltet sind. Die Herausforderung besteht darin, die relevanten Einzelpositionen zu identifizieren, damit der Rechnungsleser diese automatisch korrekt erfasst. Fürst entscheidet sich für automatisierte, sichere und wesentlich schnellere Prozesse inklusive digitaler Archivlösung am Ende und gibt grünes Licht für das Workflow-Management-System JobRouter. Seit der Einführung des Workflow-Management-Systems JobRouter® wird eine Rechnung mit oben erwähntem Umfang in nur noch 20 Minuten eingelesen, geprüft und verarbeitet.

Projekttyp: Eingangsrechnungsverarbeitung und digitales Archiv

JobRouter gleicht die Bestelldaten im System mit den verifizierten Eingangsrechnungen ab. Im Hintergrund laufen automatisch komplexe Prüfprozesse ab, darunter auch ein Bankabgleich für Lieferanten mit Einzugsverfahren. In den Ampelfarben Rot, Gelb, Grün werden den Mitarbeitern nur noch die Positionen und Rechnungen angezeigt, die manuell nachbearbeitet und freigegeben werden müssen. Doppelte Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen filtert das System zur Prüfung heraus, ebenso Differenzen zwischen Bestellsumme und Rechnungsbetrag, Mengen- oder Preisunstimmigkeiten. Am Ende werden die Buchungssätze im DATEV-Format für den Steuerberater automatisch richtig erstellt und übermittelt. Die Anbindung der Schnittstellen – die Datenbanken mit den Bestelldaten, die ERP-Branchenlösung für den Kfz-Handel – gestaltet sich problemlos, weil JobRouter® sich nahtlos in jede Systemumgebung integrieren lässt. Schlussendlich werden alle digitalen Dokumente in JobArchive abgelegt, womit auch Fürsts ursprünglich anvisiertes Ziel zu 100 Prozent verwirklicht wird. Das passt zu Fürsts Leidenschaft für Automatisierung und technische Finessen, wie man auch in der nahezu vollautomatisch arbeitenden Reifenmontage und der innovativen Fahrzeugannahmestation sehen kann.

„Erwartungen voll erfüllt!“

Geschäftsführer Fürst sieht seine Erwartungen an das Workflow-Management-System JobRouter® voll erfüllt. „Der Clou“ ist für Fürst, wie die Daten aus den unterschiedlichsten Dokumenten herausgelesen und verwertbar gemacht werden. Vorbei ist die Zeit des Ordnerwälzens. Fragen zum Status einer Bestellung oder Lieferung können per Knopfdruck geklärt werden. „Die Mitarbeiter aller Standorte gehen wichtige Aufgaben jetzt gezielter und zeitgerechter an, sie sind viel produktiver“, freut sich Fürst, der das integrierte Eskalationsstufenmanagement schätzt. Was muss bis wann von wem erledigt sein? Wird eine Aufgabe nicht plangemäß abgearbeitet, erhält der Vorgesetzte automatische eine Nachricht und kann seine Mannschaft instruieren. Für Strategen wie Fürst stellt die Anschaffung des Workflow-Management-System JobRouter® ein klares Rechenexempel dar. „Ich stelle den Anschaffungskosten die Personalkosten für Neueinstellungen gegenüber. Im Ergebnis zeigt sich, dass sich JobRouter® in zwei Jahren amortisiert.“

Schon jetzt liegt die Zeitersparnis in der Rechnungsverarbeitung – je nach Saison – zwischen 60 und 80 Prozent.

Und das ist gut so, denn das 30 Mann starke Team am Rendsburger Firmensitz stemmt ein rasantes Wachstum. Der Online-Handel GoodTires.de, der zunächst über die Auktionsplattform Ebay startete, wurde in den vergangenen zwei Jahren zweimal in Folge von der Bewertungsplattform Testsieger.de zum Preissieger gekürt. Da ist noch Luft nach oben für Unternehmer wie Andreas Fürst, die die Zeichen der Zeit – und den Stand der Technik – in Geschäftserfolg umzusetzen wissen.

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